Caso: Consejo de Administración
RESUMEN EJECUTIVO:
Cómo U$D 750.000 dejaron de estar disponibles
sin que nadie del Consejo o de la Alta Dirección lo note.
(sin errores de gestión ni pérdidas contables visibles)
INVERSIÓN INICIAL
U$D 5,000,000
Proyecto Aprobado
EJECUCIÓN
Gestión Impecable
KPIs en Verde ✔
RECUPERO REAL
U$D 4,250,000
Valor No Recuperado
U$D 750,000
"Perdido" en el proceso
La Cooperativa San Martín aprobó un proyecto de digitalización de U$D 5 millones con VAN positivo. La gestión fue impecable y los indicadores financieros se mantuvieron en verde durante toda la ejecución.
Sin embargo, no recuperó U$D 750,000 de valor esperado.
LA PARADOJA
El Consejo aprobó correctamente. La gestión operativa fue impecable. Los KPIs (ROI, ROA, EBITDA) estuvieron en verde.
Casa Central
Objetivos cumplidos
7 Sucursales
Desempeño óptimo
Crecimiento
Según proyección
¿Cómo se perdieron U$D 750,000 sin que nadie lo detectara?
El sistema de información (KPIs) mostró resultados, pero no mostró el costo económico de no decidir a tiempo.
EL CASO: Cooperativa San Martín
1. EL CONTEXTO
La Cooperativa San Martín, con casa central y 7 sucursales, enfrentaba el desafío de modernizar sus canales digitales sin comprometer la estabilidad operativa ni la confianza de sus asociados.
Detalles del Proyecto Aprobado:
- Inversión total USD 5,000,000
- Ingreso esperado USD 1,000,000 /año
- Horizonte 5 años
- Estado Inicial VAN Positivo
2. EL PROBLEMA INVISIBLE
Durante la ejecución, el Consejo enfrentó una decisión aparentemente menor: seleccionar a un proveedor tecnológico definitivo entre 4 opciones viables.
Timeline del Deterioro Progresivo
4 proveedores viables
Impacto: Máxima opcionalidad
Se contrata proveedor "provisional"
Para no paralizar el proyecto.
Impacto: Decisión razonable (temporal)
Se capacita personal
En la plataforma provisional.
Impacto: Primeros costos hundidos
Se integran procesos
Adaptación a sistemas del provisional.
Impacto: Dependencia operativa fuerte
Se formaliza proveedor provisional
Impacto: Las alternativas originales ya no son económicamente equivalentes.
LO QUE OCURRIÓ
Cada decisión fue razonable individualmente.
Contratar un proveedor provisional evitó paralizar el proyecto.
Pero al no decidir por 1 de los 4 proveedores:
- Se crearon dependencias operativas con el provisional
- Se capacitó personal en su plataforma específica
- Se integraron procesos con sus sistemas
- El costo de cambiar hacia otro proveedor aumentó progresivamente
Y las 4 opciones originales ya no eran económicamente equivalentes por el aumento progresivo del costo de cambio del proveedor provisional.
El sistema de información (KPIs) no identifica cuándo la postergación de la decisión empezaba a ser más costosa que el beneficio de "esperar más información".
Este análisis puede impactar
decisiones estratégicas.
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EL IMPACTO ECONÓMICO
Al formalizar con el proveedor provisional, el proyecto continuó operando correctamente.
Pero lo hizo desde un nivel de eficiencia inferior al que se hubiera alcanzado con una selección óptima entre las 4 opciones originales.
| CONCEPTO | ANUAL | 5 AÑOS |
|---|---|---|
| Inversión Inicial | - | USD 5,000,000 |
| Recupero Esperado | USD 1,000,000 | USD 5,000,000 |
| Recupero Real | USD 850,000 | USD 4,250,000 |
| VALOR NO RECUPERADO | USD 150,000 | USD 750,000 |
¿Por qué se produjo un diferencial
De USD 150,000 anuales
(O USD 750.000 en 5 años)?
Al finalizar el primer año:
Inversión anual esperada
U$D 1.000.000
Valor Capturado
U$D 850.000
Valor no capturado
U$D 150.000
Al inicio del proyecto, existían 4 proveedores con diferentes características técnicas y económicas.
El análisis original identificó cuál era el óptimo en términos de eficiencia operativa futura.
Ese proveedor óptimo habría permitido alcanzar el recupero esperado de USD 1,000,000 anuales.
Sin embargo, al contratar un proveedor "provisional" (que no era el óptimo) y luego consolidar con él por los costos hundidos acumulados, el proyecto quedó operando con niveles de eficiencia menores.
Niveles de Eficiencia e Impacto Económico
| Escenario | Eficiencia | Recupero Anual | Diferencia | Impacto |
|---|---|---|---|---|
| Óptimo ex-ante | 100% | 1.000.000 | — | Referencia |
| Seleccionado tardíamente | 85% | 850.000 | -150.000 | Estructural |
| Erosión acumulada (5 años) | — | 4.250.000 | -750.000 | Cierre de margen |
La eficiencia inferior no fue visible en KPIs tradicionales porque:
- ✓ El sistema funcionaba.
- ✓ No había pérdida contable.
- ✓ No había desvío presupuestario relevante.
Sin embargo:
El nivel de eficiencia estructural del modelo ya no era equivalente al que existía cuando había cuatro alternativas reales.
Nivel de Eficiencia e Impacto Económico
(4 opciones)
provisional
Diferencias
(Escenario Original)
(Lo que realmente ocurrió)
Licencias:
USD 200,000/año
Licencias:
USD 250,000/año
(+ USD 50,000)
Procesamiento:
1,000 transacciones/hora
Procesamiento:
850 transacciones/hora
(necesita más personal)
Integración nativa
con sistemas
Integración mediante APIs
(mantenimiento continuo)
Soporte incluido 24/7
Soporte con costo adicional
(+ USD 40,000/año)
DESCOMPOSICIÓN DEL
GAP DE USD 150,000 ANUALES:
| CONCEPTO | COSTO ANUAL |
|---|---|
| Mayor costo de licencias | USD 50,000 |
| Personal adicional por menor velocidad | USD 40,000 |
| Soporte técnico no incluido | USD 40,000 |
| Mantenimiento de integraciones custom | USD 20,000 |
| TOTAL GAP ANUAL | USD 150,000 |
¿POR QUÉ ESTE GAP SE REPITE CADA AÑO?
Estas diferencias no son "errores" que se puedan corregir. Son características estructurales del proveedor provisorio con el que se consolidó.
Una vez que:
- El personal fue capacitado en esta plataforma
- Los procesos fueron adaptados a este sistema
- Las integraciones fueron desarrolladas para este proveedor
- Los contratos fueron firmados con cláusulas de permanencia
El costo de cambiar al proveedor óptimo superó el beneficio de los USD 150,000 anuales.
La organización quedó "atrapada" en una solución subóptima que genera ese gap cada año.
RESULTADO
El proyecto se estabilizó desde
un nivel de eficiencia inferior.
El gap de USD 150,000 anuales se repite cada año.
Total a 5 años: USD 750,000 de valor no recuperado.
APRENDIZAJE CRÍTICO
El Consejo actuó de manera diligente
y conforme a los estándares de gobierno
basándose en la información disponible (KPIs)
Pero esa información tenía limitaciones estructurales:
LO QUE LOS KPIs SÍ MUESTRAN
- Resultados pasados
- Indicadores financieros
- Cumplimiento operativo
LO QUE LOS KPIs NO MUESTRAN
- Erosión del recupero futuro
- Costo económico del tiempo
- Pérdida de margen decisional
¿QUÉ TIPO DE RIESGO
FUE ESTE?
No fue contable
Fue temporal
Cuando se hizo visible, el margen económico
ya se había reducido
Ese es el tipo de riesgo que VEFS permite identificar
ANTES de que sea irreversible.
QUÉ HABRÍA CAMBIADO
CON VEFS
VEFS habría hecho explícitas las alertas tempranas y las señales débiles que no aparecen en los KPIs tradicionales.
VEFS habría permitido al Consejo:
- Detectar la acumulación de postergaciones antes de que redujeran la opcionalidad real.
- Identificar el aumento progresivo del costo de cambio del proveedor provisional.
- Advertir el desacople entre KPIs en verde y la reducción del margen decisional.
- Visualizar cuándo "esperar más información" empezaba a costar más que decidir.
¿Qué Es VEFS?
VEFS es un sistema de Inteligencia Artificial que detecta alertas tempranas y señales débiles en la ejecución estratégica de las organizaciones.
Anticipa cuándo la toma de decisiones se vuelve crítica si no se decide antes que comience a generar pérdidas de valor NO capturado.
Comparativa: Sin VEFS vs. Con VEFS
✕ SIN VEFS
Enfoque
KPIs financieros históricos
Detección
Detecta problemas cuando son críticos
Herramientas
Análisis estratégicos estáticos y vencidos (FODA, PESTEL)
Punto Ciego
No visibiliza pérdida de margen decisional
✓ CON VEFS
Enfoque
Alertas tempranas de valor futuro
Detección
Anticipa antes del punto crítico
Herramientas
IA Inteligencia Artificial para identificar información vencida
Visibilidad
Radar muestra cuándo decidir se vuelve tarde
"VEFS no cambia las decisiones del Consejo.
Cambia las herramientas con las que el Consejo identifica el MOMENTO de decidir."
HERRAMIENTAS VEFS
(6) herramientas concretas que producen el cambio:
1. MATRIZ VEFS
Matriz VEFS® – Cierre del Margen Decisional
Complete proyectos y puntajes (1–5). El archivo calcula Zona, Índice VEFS y genera el gráfico automáticamente.
| Proyecto | Tipo de proyecto | Puntaje ponderado | Zona | Notas (opcional) |
|---|---|---|---|---|
| Selección de Proveedores | Gobernanza (Transversal) | 1,26 | CRÍTICO | Arquitectura y proveedor aún no cerrados |
| Expansión Regional (Norte) | Inversión Física/Expansión | 0,72 | ALTO IMPACTO | Contratos en negociación |
| Refinanciación 2026 | Financiamiento | 0,66 | MONITOREO | Vencimientos concentrados |
| Canal Marketplace | Estrategia Comercial | 0,7 | EROSIÓN RÁPIDA | Dependencia creciente de un canal |
| Gobernanza de Timing | Gobernanza (Transversal) | 1,26 | CRÍTICO | No hay mecanismo de Momento Límite |
La matriz permite visualizar todos los proyectos, Plan Estratégico, Objetivos y Programas de una Organización para identificar los que son críticos y requieren atención urgente para evitar pérdidas invisibles.
Esta tabla muestra que la selección de proveedores, aunque tiene su KPI en verde, puede estar perdiendo opcionalidad estratégica.
Lo mismo muestra la Gobernanza de Timing, ambos con el puntaje ponderado más crítico.
En el caso:
Aunque aún no exista selección formal, el avance técnico está favoreciendo una alternativa de hecho. Cuando se formalice, cambiar implicará costos de reversión que antes no existían.
Allí es donde el margen real para decidir ya se habrá reducido.
Es esto lo que informa VEFS a tiempo
Es esto lo que los KPIs no informan al consejo
2. RADAR DECISIONAL VEFS
Integra 6 ejes estratégicos y muestra la pérdida de margen para decidir.
Hace visible:
- Cierre progresivo de opciones
- Rigidez futura acumulada
- Caída de impacto potencial
Radar VEFS - Estado decisional del proyecto
Permite al Consejo ver cuándo decidir empieza a ser tarde, aunque todo "funcione".
Radar VEFS
Antes
90
Después
50
La diferencia no es ejecución, es tiempo transcurrido sin decidir.
Eje VEFS
3. SISTEMA DE ALERTAS TEMPRANAS
(Señales Débiles)
VEFS identifica alertas cuando aparecen patrones como:
- Postergaciones razonables que se acumulan
- Excepciones que se normalizan
- Cobertura parcial del valor esperado
- Desacople entre KPIs en verde y decisiones diferidas
VEFS Identifica señales débiles:
No son incidentes. Son alertas de timing decisional.
4. TRAZABILIDAD METODOLÓGICA
Traduce cada eje del Radar en:
- Decisiones críticas
- Evidencias concretas
- Impacto estructural o puntual
Trazabilidad Metodológica
Traduce cada eje del Radar en:
Decisión
crítica
Evidencia
concreta
Impacto
estructural
El Consejo decide con trazabilidad, no con opiniones.
El Consejo no "opina", decide con trazabilidad.
5. GESTIÓN DEL "MOMENTO LÍMITE"
VEFS introduce una pregunta nueva en la agenda del Consejo:
"¿Qué decisiones siguen siendo convenientes hoy, pero dejarán de serlo si esperamos?"
Gestión del "Momento Límite"
Esto no existe en la gobernanza tradicional.
6. (IA) INTELIGENCIA ARTIFICIAL PARA INFORMACIÓN ESTRATÉGICA VENCIDA
VEFS usa Inteligencia Artificial para detectar:
Análisis FODA, PESTEL, financieros, de clientes desactualizados (realizados años atrás)
- Supuestos que ya no se cumplen
- Señales tempranas en datos dispersos
- Cambios que aún no impactaron KPIs
El Consejo deja de decidir con fotografías viejas del negocio.
DATO CRÍTICO
Resultados similares al presentado tienen
9 DE CADA 10
ORGANIZACIONES
en sus Planes Estratégicos,
en Proyectos, Programas y en Objetivos
La pregunta es:
¿Está su organización
en el 90% o en el 10%?
SIGUIENTES PASOS
ENCUENTRO VEFS PARA SU ORGANIZACIÓN
Un encuentro útil para que miembros del Consejo, Directorio y Alta Dirección identifiquen:
-
Proyectos que están erosionando valor sin señales visibles en KPIs.
-
Decisiones estratégicas que están cerca de su "momento límite".
-
Información estratégica vencida por tener dos o más años de realizados:
FODA, PESTEL, análisis financieros y de clientes
-
Señales débiles que anticipan pérdida de recuperabilidad futura.
Para solicitar GRATIS un Encuentro VEFS:
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Sin compromiso de contratación posterior.