Método VEFS™ · artículo
Dashboards con indicadores en rojo
Todos los tableros guardan la meta y el logro. Power BI, Excel, el que sea.
Pero NINGUNO calcula cuánto le cuesta por hora ese indicador en rojo, ni cuánto suma la pérdida acumulada.
No falta información. Falta la cuenta, y no la hace ninguna herramienta del mercado.
Resumen en 30 segundos
En la próxima reunión alguien va a señalar un indicador en rojo en la pantalla. Todos lo van a ver. Nadie va a poder decir cuánto está costando.
Y no es porque falte el dato. Su tablero tiene la meta y el logro de cada uno de los últimos doce meses, guardados.
Los datos están. Lo que no está es la cuenta.
Y eso cuesta dinero todos los días.
Un margen bruto fuera de meta costó USD 164 por día en una empresa que documenté:
A los ciento dieciocho días, la pérdida acumulada llegó a USD 19.397.
Nadie los vio, porque el dashboard mostraba un rojo sin fecha y sin monto.
Acá en este artículo explico qué tres cuentas le faltan a su tablero, por qué nadie las pidió nunca, y qué pedirle a su analista de dashboard el lunes.
Actualizado en agosto de 2026 · Prof. Mario Héctor Vogel · Sistema VEFS™
Prof. Mario Héctor Vogel
+200 instituciones y empresas · 7 países · 3,000 directivos
Vea el caso en video · 3 minutos
El Prof. Mario Héctor Vogel cuenta el caso de los ciento dieciocho días: los USD 164 por día, los USD 19.397 acumulados, y por qué el tablero mostraba el rojo sin la fecha.
Un dashboard de indicadores es la pantalla que muestra el estado actual de los KPI de una organización: el valor real, la meta y el semáforo que compara los dos. También se lo llama tablero de control o tablero de comando. Todos guardan la meta y el logro de cada período, y con eso dibujan el color. Lo que no hace ninguno es la cuenta que sigue: cuánto cuesta cada hora que ese indicador siga en rojo, y cuánto suma la pérdida acumulada. Este artículo explica esa cuenta y cómo pedirla.
Lo trabajé en más de setecientas organizaciones a lo largo de diecinueve años, con tableros de todo tipo: desde una planilla de cálculo hasta modelos de Power BI de varios millones de filas.
La carencia es la misma en los dos extremos, y no tiene que ver con el precio de la herramienta.
Su tablero tiene los datos, y aun así no contesta la pregunta
Estamos en la reunión mensual. En la pantalla, el margen bruto está en rojo.
Alguien pregunta cuánto está costando. Y ahí aparece el silencio.
No es que nadie sepa la respuesta. Es que NINGUNA HERRAMIENTA la calcula, y por eso nadie la trae.
Lo que TODOS los tableros guardan
Power BI, Looker, Tableau, una planilla de Excel: todos guardan, para cada indicador y para cada período, dos números. LA META que regía y EL LOGRO que se alcanzó.
Con esos dos números el tablero ya sabe, mes por mes, si el indicador estaba adentro o afuera. De hecho es lo que hace para pintar cada barra de verde o de rojo.
Lo que ALGUNOS guardan y otros no
La FECHA de cada medición.
Los que la guardan pueden calcular desde cuándo el indicador está fuera de meta, aunque casi nunca lo muestren en pantalla.
Los que no la guardan —una planilla que se pisa cada mes, una consulta que trae siempre el último valor— tienen que reconstruirla a mano, abriendo los cierres hacia atrás. Es trabajo de una vez, y más abajo está el paso a paso.
Y lo que NO hace ninguno
Acá no hay excepciones, y es lo que este artículo viene a decir.
Ninguna herramienta del mercado calcula cuánto cuesta por hora un indicador en rojo.
Ninguna calcula la pérdida acumulada desde que cruzó la meta.
Ni la más cara.
No es un defecto de configuración ni una licencia que falte. Ningún tablero se diseñó para eso, porque para hacer esa cuenta hace falta un dato que no está en la base de datos.
El semáforo dice el estado, no el tiempo
El semáforo es el elemento más útil de un dashboard y el que más se malinterpreta.
Muestra una sola cosa: que el valor real está del lado equivocado de la meta HOY.
Dos indicadores que cruzaron su meta con doce meses de diferencia se ven exactamente iguales en su pantalla: el mismo rojo, del mismo tamaño.
Lo que eso significa para la organización lo desarrollé en indicadores de gestión en rojo. Acá me quedo en la herramienta.
Qué le cuesta a su organización un tablero que no hace esa cuenta
Antes de seguir conviene poner el precio sobre la mesa, porque sin eso todo lo demás es una discusión técnica.
Un tablero que muestra el rojo sin la fecha ni el monto produce cuatro consecuencias, y ninguna es teórica.
Una · se prioriza por ruido, no por costo
Cuando todos los rojos se ven iguales, la organización atiende primero el que hace más ruido: el que genera llamados, el que ocupa más tiempo de comité, el que ve el cliente.
En una empresa industrial que documenté, el indicador que ocupaba todas las reuniones representaba el DOS por ciento del costo total. El que nadie mencionaba, el cincuenta y siete.
Sin la fecha y sin el monto, esa tabla no se puede armar. Y sin esa tabla, se prioriza por intuición.
Dos · la pérdida corre sin dueño
Cada área responde por su función. Ninguna tiene en su descripción de puesto la responsabilidad de medir el TIEMPO DE ACUMULACIÓN.
Como ese costo no aparece en ninguna factura ni en ninguna liquidación, nadie rinde cuentas por la lentitud.
Un margen bruto fuera de meta costó USD 164 por día.
A los ciento dieciocho días, USD 19.397.
Nadie los vio, porque el tablero mostraba un rojo sin fecha y sin monto.
Tres · cuando el rojo llega a lo financiero, la causa lleva meses
Los indicadores financieros son de resultado: muestran lo que ya ocurrió.
Para cuando el margen aparece en rojo en la pantalla del directorio, el proceso que lo produce lleva uno o dos trimestres desviado.
Ese tramo intermedio es el único momento en que se podía corregir barato, y es exactamente el que el tablero no cuantifica.
Cuatro · el rojo deja de ser una alarma
Un tablero con treinta indicadores tiene siempre alguno en rojo.
Y un color que está siempre encendido deja de mirarse, como la luz del tablero del auto que lleva meses prendida.
Ahí la organización pierde algo más caro que un monto: pierde la capacidad de alarmarse.
Las cuatro consecuencias tienen la misma causa, y no es el precio de la herramienta.
Es que el tablero informa el ESTADO y nunca cuantifica el TIEMPO.
El desarrollo completo de estas cuatro razones, desde la conducta del ejecutivo y no desde la herramienta, está en indicadores de gestión en rojo.
| El mismo indicador | Lo que su tablero muestra hoy | Lo que podría mostrar con los mismos datos |
|---|---|---|
| Indicador | Días de cobranza | Días de cobranza |
| Logro | 52 días | 52 días |
| Meta | 45 días | 45 días |
| Estado | Rojo | Rojo |
| Desde cuándo | — | Cruzó el 08-09-2025 |
| Días fuera de meta | — | 333 días |
| Costo acumulado | — | Su cifra, calculada |
Las dos columnas son el MISMO indicador, en la misma organización, el mismo día, con la misma base de datos.
Las tres primeras filas su tablero ya las muestra. Las tres últimas las puede calcular con lo que ya tiene, y no las calcula.
Las tres cuentas que su tablero puede hacer y no hace
Imagine la misma reunión, con una diferencia.
Usted pregunta desde cuándo está en rojo el margen, y su analista contesta en el momento, leyendo la pantalla: «desde el 8 de septiembre, hace trescientos treinta y tres días, y acumula esto».
Para que eso ocurra no hace falta cambiar de herramienta, ni contratar a nadie, ni esperar un proyecto de seis meses.
Uno · la fecha de cruce
Es el día en que el indicador se puso del lado equivocado de la meta y no volvió.
Acá hay dos caminos, y depende de una sola cosa: si su tablero guarda la FECHA de cada medición.
Si la guarda —que es el caso más común en Power BI, Looker o Tableau— la fecha de cruce se calcula, y la lógica se dice en una línea:
Busque el último período en que el logro alcanzó la meta, y quédese con la fecha del período siguiente.
Ése es el día. Si el indicador volvió a verde en el medio y después cruzó otra vez, esta lógica devuelve la racha ACTUAL, que es la que interesa.
Si no la guarda —una planilla que se pisa cada mes, un indicador que alguien carga a mano— hay que reconstruirla una sola vez, abriendo los cierres hacia atrás. El paso a paso está en indicadores de gestión en rojo.
Dos · los días fuera de meta
Una resta: la fecha de hoy menos la fecha de cruce.
Es la más simple de las tres, y es la que ningún tablero muestra por defecto.
El resultado es una columna nueva en su pantalla, al lado del semáforo: DÍAS EN ROJO.
Tres · el costo por hora y el acumulado
Ésta es la que NO hace ninguna herramienta, y ahora se entiende por qué: necesita un dato que no está en ninguna base de datos.
Cuánto vale un día de ese indicador fuera de meta.
Ese número lo define la organización, una vez por indicador, y depende de sobre qué magnitud del negocio se aplica el desvío. No todos los indicadores admiten esa conversión, y conviene declarar cuáles sí y cuáles no.
Con ese valor cargado, el resto lo hace la herramienta sola: días por costo diario, actualizado en cada refresco.
Los supuestos de esa conversión y los indicadores que quedan afuera están en cómo se calcula el costo de la demora.
El código, para que su analista no traduzca nada
Power BI · DAX
-- SUPUESTO DEL MODELO -- Hechos[Fecha] : una fila por indicador y por período -- Hechos[Logro] : el valor real de ese período -- Hechos[Meta] : la meta que regía ese período -- Este ejemplo asume que MÁS ALTO ES MEJOR. -- Si menos es mejor (merma, días de cobranza), invierta el signo. Fecha de cruce = VAR UltimoEnMeta = CALCULATE ( MAX ( Hechos[Fecha] ), FILTER ( ALL ( Hechos ), Hechos[Logro] >= Hechos[Meta] ) ) RETURN CALCULATE ( MIN ( Hechos[Fecha] ), FILTER ( ALL ( Hechos ), Hechos[Fecha] > UltimoEnMeta ) ) Días en rojo = DATEDIFF ( [Fecha de cruce], TODAY (), DAY ) Costo acumulado = [Días en rojo] * [Costo por día]
Dos advertencias antes de copiarla. Costo por día es una medida que la organización define para cada indicador, y es el único dato que no sale de la base.
Y si el indicador nunca estuvo en meta, la primera variable queda vacía y la medida devuelve el primer período registrado: eso es correcto, y conviene que su analista lo sepa.
Qué pedirle a su analista el lunes
Uno. Que agregue las dos primeras medidas —fecha de cruce y días en rojo— a los cinco o seis indicadores principales. No a los cuarenta.
Dos. Que ponga esas dos columnas al lado del semáforo, en la misma pantalla. Si quedan en otra pestaña, no las mira nadie.
Tres. Que le pida a cada gerente el costo diario de su indicador, y recién entonces active la tercera medida.
Más abajo, en la auditoría de cinco minutos, se lleva ese pedido redactado para copiar y pegar.
Por qué nadie pidió nunca esa cuenta
Si los datos están y la cuenta es simple, la pregunta que queda es incómoda: ¿por qué no la hace nadie?
Tres motivos, y ninguno es la falta de capacidad técnica.
El tablero se diseñó para informar, no para decidir
Cuando se arma un dashboard, la conversación es sobre qué mostrar. Qué indicadores, con qué gráfico, en qué orden.
Nunca es sobre qué decisión tiene que salir de esa pantalla.
Y una pantalla pensada para informar contesta «cómo estamos». Una pensada para decidir contestaría «qué hay que resolver hoy, y qué cuesta no hacerlo».
Tiempo real no es tiempo de decisión
Un dato puede actualizarse cada hora y la decisión sobre ese dato tomarse cada treinta días.
Entre esas dos frecuencias hay un hueco, y ese hueco es donde vive todo el costo.
Acelerar el refresco no achica el hueco. Lo achica acortar el tiempo que pasa entre que el dato se pone en rojo y alguien decide algo al respecto.
Nadie perdió dinero por tener el dato una hora más tarde.
Se pierde por tenerlo cuatro meses sin que nadie lo mire.
Nadie es dueño del costo de la inacción
El analista de BI construye lo que le piden. Si nadie le pide la fecha de cruce, no la construye, y hace bien: no es su decisión.
El gerente pide lo que sabe que existe. Y como nunca vio un tablero con esa columna, no se le ocurre pedirla.
La cuenta no falta por un problema técnico. Falta porque nunca estuvo en el pedido.
Los errores más comunes al armar un dashboard
Demasiados indicadores
Entre doce y dieciocho en la pantalla de dirección, y entre cinco y ocho por área.
La razón no es estética. A partir de cierta cantidad siempre hay alguno en rojo, y cuando siempre hay alguno en rojo, el rojo deja de significar algo.
Si le sobran, la salida no es achicar los gráficos: es sacar los que son consecuencia de otros.
No guardar la fecha de cada medición
La meta y el logro los guardan todos. La fecha, no siempre.
Y sin la fecha de cada medición no hay forma de calcular desde cuándo el indicador está fuera de meta: hay que reconstruirla a mano.
Es de las cosas más baratas de arreglar y de las que más se posterga. Se agrega una columna, y desde el cierre siguiente la historia empieza a existir.
Un detalle que se pasa por alto: guarde también LA META de cada período, no sólo la vigente. Si la meta cambió el año pasado y guarda una sola, los períodos viejos se comparan contra un número que en su momento no regía.
Un dashboard para el analista, no para el directorio
El que arma el tablero conoce cada campo, así que le parece natural una pantalla con dieciocho visuales y cuatro filtros.
El director general la abre dos minutos antes de la reunión.
Un tablero de directorio se juzga por una sola pregunta: ¿en treinta segundos se sabe qué hay que decidir hoy?
Alertas que nadie configuró, o que nadie recibe
Casi todas las herramientas permiten avisar cuando un valor cruza un umbral. Casi nadie las usa.
Y donde sí están configuradas, muchas veces llegan a una sola persona, que es justamente la que ya estaba mirando el tablero.
Una alerta que no llega a quien decide es un tablero más chico, no un aviso.
Calcule matemáticamente cuánto dinero
pierde su organización por cada KPI en rojo
Ingrese sus datos en nuestro simulador y obtenga el resultado en segundos
⚡ VER CUÁNTO PIERDE MI ORGANIZACIÓN POR HORA POR CADA KPI EN ROJOSin registro · Sin compromiso · No le pedimos su nombre ni el de su organización
Auditoría de cinco minutos: la radiografía de su dashboard
El lunes usted va a escribirle a su analista, y el mensaje puede decir dos cosas muy distintas.
Puede decir «fijate si podemos ver desde cuándo está en rojo el margen», que va a terminar en una charla de veinte minutos y en nada.
O puede decir exactamente qué agregar, en qué pantalla, y con qué alcance.
Conteste estas cuatro preguntas y llévese ese segundo mensaje escrito.
Radiografía de su dashboard
Cuatro preguntas. El resultado y el pedido se arman solos.
1 ¿Su tablero guarda la FECHA de cada medición, junto con la meta y el logro?
La meta y el logro los guardan todos. La fecha, algunos sí y otros no. Es lo único que puede faltar.
2 ¿Muestra la FECHA en que el indicador cruzó su meta?
3 ¿Muestra los DÍAS que lleva fuera de meta?
4 ¿Muestra cuánto costó esa espera, en dinero?
Radiografía del tablero · Sistema VEFS™
—
—
Pedido para su analista de dashboard
Ninguna de las cuatro preguntas es sobre sus indicadores. Las cuatro son sobre qué le pidió usted a su tablero.
Ese pedido está redactado para que lo lea un analista, no un directorio. Dice qué se solicita, por qué, y con qué alcance.
Y aclara lo que más tranquiliza a quien lo recibe: no hace falta cambiar de herramienta ni comprar nada, porque los datos ya están.
Lo que suele aparecer cuando se hace la cuenta
En una empresa industrial revisamos cinco indicadores que estaban fuera de meta. El tablero mostraba los cinco en rojo, del mismo tamaño y del mismo color.
Cuando se agregaron la fecha de cruce y el costo acumulado, apareció esto: la merma de producción llevaba 214 días fuera de meta y representaba el 57 % del costo total. Las devoluciones por calidad llevaban 27 días y eran el 2 %.
El indicador que ocupaba todas las reuniones era el dos por ciento. El que nadie mencionaba, el cincuenta y siete.
Ninguno de los datos era nuevo. Los cinco estaban en el mismo tablero. Lo que no estaba era la columna que los ordenaba.
El caso completo está en cuánto cuesta la merma de producción.
Viva una experiencia transformadora con sus KPIs
Cinco (5) ejecutivos de su empresa reciben todos los días a las 7:00 AM un email que les informa sobre siete (7) KPIs claves:
- Cuáles están en rojo.
- Desde cuándo lo están.
- Cuánto les cuesta cada hora que continúen en rojo.
- El costo acumulado a la fecha.
Difícilmente un ejecutivo de su organización no reaccione en el día, y esa acción transforma los resultados de su organización.
Pruebe este servicio sin costo y sin compromiso durante siete (7) días. Si al finalizar desea continuar, lo conversamos.
Así es como enviamos los emailsDesde acá el artículo cambia de registro.
Lo que sigue es el método completo del dashboard: qué es, qué tipos hay, en qué se diferencia de un reporte y de un Balanced Scorecard, cómo se arma y con qué. Si ya lo domina, salte al glosario o a las preguntas frecuentes.
Y si busca el resto de los artículos para directores, están en la Biblioteca.
El método completo, para quien lo necesite
Módulo 1 · Qué es un dashboard de indicadores
Es la pantalla que reúne los KPI de una organización y muestra, para cada uno, el valor real, la meta y el semáforo que compara los dos.
En español se lo llama también tablero de control o tablero de comando, y las tres expresiones se usan como sinónimos.
Su función es que una persona vea en pocos segundos dónde está parada la organización, sin abrir un reporte de veinte páginas.
Módulo 2 · Tipos de dashboard: estratégico, táctico y operativo
El estratégico es el del directorio. Pocos indicadores, frecuencia mensual, y la pregunta que responde es «¿estamos yendo adonde dijimos?».
El táctico es el de las gerencias. Más detalle, frecuencia semanal, y responde «¿qué hay que corregir este mes?».
El operativo es el de la planta, la sucursal o el centro de atención. Frecuencia diaria u horaria, y responde «¿qué está pasando ahora?».
El error más caro es mostrarle a un directorio un tablero operativo. Cambia de color todos los días y no permite decidir nada.
Módulo 3 · Dashboard, reporte, tablero de control y Balanced Scorecard
| Qué es | Qué responde | Cómo se consume |
|---|---|---|
| Dashboard / tablero de control | Cómo estamos ahora | Se mira de un vistazo |
| Reporte | Qué pasó en el período y por qué | Se lee |
| Balanced Scorecard | Cómo se supone que la estrategia produce resultados | Se discute en comité |
Dashboard y tablero de control son lo mismo. Con el Balanced Scorecard sí hay diferencia de fondo: el dashboard es la PANTALLA, y el Balanced Scorecard es el SISTEMA completo, con su mapa estratégico y su matriz de objetivos.
Todo Balanced Scorecard incluye un tablero, pero no todo tablero es un Balanced Scorecard. Confundirlos es el error de diseño más frecuente, y lo desarrollé en por qué fracasa el Balanced Scorecard y en la ilusión del mapa estratégico.
Módulo 4 · Cómo hacer un dashboard de indicadores paso a paso
Uno. Defina para quién es: directorio, gerencia u operación. Eso decide todo lo demás.
Dos. Elija los indicadores con una sola pregunta por cada uno: ¿qué decisión cambiaría si este número se moviera?
Tres. Declare para cada uno su fórmula, su meta, su frecuencia y su responsable. Sin esos cuatro datos no es un indicador, es un número.
Cuatro. Guarde, para cada período, EL LOGRO Y LA META que regía. El logro casi siempre se guarda; la meta, no siempre, y sin ella la fecha de cruce sale mal.
Cinco. Recién ahora diseñe la pantalla. Y ponga desde el primer día, al lado del semáforo, la fecha de cruce y los días fuera de meta.
Seis. Configure las alertas y decida a quién le llegan.
Módulo 5 · Cuántos indicadores debe tener un dashboard
Entre doce y dieciocho en el de dirección. Entre cinco y ocho por área.
Un tablero de cuarenta indicadores no es más completo: es uno que nadie mira. Y tiene un efecto secundario peor, que ya vimos: a esa cantidad el rojo pierde significado.
Módulo 6 · Con qué se hace: Power BI, Excel, Looker Studio, Tableau
| Herramienta | Cuándo conviene | Puede hacer la cuenta |
|---|---|---|
| Excel | Para empezar. Resuelve matriz, fórmulas, semáforo y gráficos | Sí, si cada cierre agrega su fila con logro y meta |
| Power BI | El más extendido en organizaciones medianas | Sí, y resuelve las tres medidas con DAX |
| Looker Studio | Gratuito, y suficiente si los datos ya viven en Google | Depende de la fuente |
| Tableau y Qlik | Visualización avanzada y volumen alto | Sí, con el modelo bien armado |
Las cuatro pueden hacer la cuenta. Ninguna la hace sola, porque no es un problema de herramienta sino de qué le pide usted a la pantalla.
Módulo 7 · Ejemplos de indicadores por área
| Área | Indicador | Frecuencia | Visual |
|---|---|---|---|
| Financiero | Margen bruto | Mensual | Serie con banda de meta |
| Financiero | Días de cartera | Mensual | Serie y semáforo |
| Comercial | Tasa de conversión | Semanal | Embudo |
| Comercial | Ciclo de venta | Mensual | Serie |
| Producción | Disponibilidad de línea | Diaria | Tarjeta y serie |
| Producción | Merma | Semanal | Serie con banda de meta |
| Logística | Entregas a tiempo y completas | Semanal | Tarjeta y tendencia |
| Recursos humanos | Rotación | Mensual | Serie |
Si trabaja en una cooperativa de ahorro y crédito, los dos marcos con los que se eligen sus indicadores están comparados en CAMEL contra PERLAS.
Glosario del dashboard
- Dashboard de indicadores
- Pantalla que reúne los KPI de una organización y muestra para cada uno el valor real, la meta y el semáforo. Responde cómo estamos ahora.
- Tablero de control
- Lo mismo que un dashboard. En español las dos expresiones se usan como sinónimos.
- Tablero de comando
- Otro sinónimo, más frecuente en el Cono Sur. No confundir con Cuadro de Mando Integral, que es el sistema completo.
- Reporte
- Documento que explica un período con detalle y se lee. El dashboard se mira; el reporte se lee.
- Dashboard estratégico, táctico y operativo
- Los tres niveles según a quién le habla: directorio, gerencia y operación. Cambian los indicadores, la frecuencia y el nivel de detalle.
- Semáforo
- Traducción visual del estado respecto de la meta. Informa el estado actual y nunca la fecha en que ese estado empezó.
- Umbral
- Valor a partir del cual el indicador cambia de color o dispara una alerta. Define dónde termina el ámbar y empieza el rojo.
- Alerta
- Aviso automático que se dispara cuando un valor cruza un umbral. Mira el estado actual, no la historia.
- Tiempo real
- Actualización continua o casi continua del dato. No hay que confundirlo con el tiempo de decisión: un dato puede refrescarse cada hora y decidirse cada treinta días.
- Frecuencia de actualización
- Cada cuánto el tablero vuelve a leer los datos. Conviene que coincida con la velocidad a la que se puede actuar sobre lo que muestra.
- Refresco
- Cada ejecución de esa actualización. Recalcula lo que la pantalla muestra, incluidas las medidas de días en rojo y costo acumulado si están cargadas.
- Tabla de hechos
- La tabla donde viven los valores medidos, una fila por indicador y por período, con su fecha, su logro y la meta que regía. Es de donde salen las tres cuentas.
- Modelo de datos
- La estructura de tablas y relaciones que alimenta el tablero. Guarda los hechos; las cuentas se resuelven encima de él, con medidas.
- Meta por período
- La meta que regía en cada mes, guardada junto al logro de ese mes. Es la única pieza que a veces falta, y sin ella la fecha de cruce se calcula contra un número que en su momento no regía.
- Costo por día
- Cuánto vale un día de ese indicador fuera de meta. Es el único dato de las tres cuentas que no sale de la base: lo define la organización, indicador por indicador.
- Medida
- Cálculo que la herramienta resuelve al momento de mostrar, y no una columna guardada. La fecha de cruce y los días en rojo se resuelven con medidas.
- Visual
- Cada objeto de la pantalla: una tarjeta, un gráfico, una tabla. Una visual sólo puede mostrar lo que alguien le pidió al modelo.
- Power BI, Looker Studio, Tableau y Qlik
- Las cuatro herramientas más usadas para construir tableros. Ninguna resuelve por sí sola la pregunta de desde cuándo.
- Business intelligence
- El conjunto de procesos y herramientas para convertir datos en información de gestión. El tablero es su cara visible.
- Fecha de cruce
- El día en que un indicador pasó del lado equivocado de su meta y no volvió. No es un dato guardado: es una cuenta sobre el logro y la meta de cada período. Casi ningún tablero la muestra.
- Días en rojo
- La cantidad de días transcurridos desde la fecha de cruce hasta hoy. Es una resta, y es la columna que este artículo propone agregar al lado del semáforo.
- Tiempo de decisión
- El tiempo que pasa entre que un indicador se pone en rojo y alguien decide algo al respecto. No se achica acelerando el refresco.
Su tablero ya tiene los datos; lo que falta es la cuenta. En el documento está esa cuenta resuelta en tres organizaciones distintas.
Lo que recibe al anotarse
en lista de espera
Tres casos, tres sectores,
con la cuenta hecha
Una cooperativa, una industria y una empresa. De cada una: qué indicador se puso en rojo, cuántos días pasó sin decisión, cuánto costó esa espera y en qué papel de su propia organización se comprueba.
Ninguno de los tres explica por qué el indicador se puso en rojo. Los tres muestran otra cosa: qué costó el tiempo que pasó hasta que alguien decidió.
Y trae una cuarta hoja en blanco, con la misma estructura, para su propio indicador. Los dos primeros bloques los completa usted solo. El tercero —cuánto costó— es el que se resuelve en la conferencia.
Se descarga en pantalla apenas se anota.
No hay que esperar
ningún correo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un dashboard de indicadores?
Es la pantalla que muestra el estado actual de los KPI de una organización: el valor real, la meta y el semáforo que compara los dos. También se lo llama tablero de control o tablero de comando. Su función es que una persona vea en pocos segundos dónde está parada la organización, sin abrir un reporte.
¿Qué diferencia hay entre un dashboard y un reporte?
El dashboard muestra el estado actual en una pantalla y se mira de un vistazo; el reporte explica un período con detalle y se lee. El dashboard responde «cómo estamos»; el reporte responde «qué pasó y por qué». Confundirlos produce dashboards con veinte gráficos que nadie mira, y reportes de una página que no alcanzan para decidir.
¿Qué diferencia hay entre un dashboard y un tablero de control?
En la práctica son lo mismo, y en español se usan como sinónimos, junto con tablero de comando. Donde sí hay diferencia es con el Balanced Scorecard: el dashboard es la pantalla, mientras que el Balanced Scorecard es el sistema completo, con su mapa estratégico, sus relaciones causa efecto y su matriz de objetivos. Todo Balanced Scorecard incluye un tablero, pero no todo tablero es un Balanced Scorecard.
¿Por qué mi dashboard no muestra desde cuándo un indicador está en rojo?
Porque nadie se lo pidió. El tablero guarda la meta y el logro de cada período, y con esos dos números ya sabe qué meses estuvieron fuera de meta: de hecho es lo que usa para pintar cada barra. Si además guarda la fecha de cada medición, la fecha de cruce se resuelve con una medida. Si no la guarda, hay que reconstruirla una sola vez abriendo los cierres hacia atrás.
¿Cómo saber desde cuándo un KPI está en rojo en Power BI?
Con una medida que busque el último período en que el logro alcanzó la meta y devuelva la fecha del período siguiente. Ese es el día en que cruzó. Si el indicador volvió a meta en el medio y después cruzó otra vez, esa lógica devuelve la racha actual, que es la que interesa. Requiere que la tabla guarde la fecha de cada medición junto con el logro y la meta; si no la guarda, la fecha de cruce se reconstruye a mano una sola vez.
¿Cómo se calculan los días que un indicador lleva fuera de meta?
Es una resta: la fecha de hoy menos la fecha de cruce. En Power BI se resuelve con DATEDIFF sobre la medida de fecha de cruce. Conviene mostrar el resultado como una columna al lado del semáforo, en la misma pantalla, porque si queda en otra pestaña no la mira nadie.
¿Por qué mi dashboard no muestra cuánto cuesta un KPI en rojo?
Porque ninguna herramienta lo hace, y no es un problema de configuración. Para esa cuenta hace falta un dato que no está en ninguna base de datos: cuánto vale un día de ese indicador fuera de meta. Ese número lo define la organización, indicador por indicador, y depende de sobre qué magnitud del negocio se aplica el desvío. Con ese valor cargado, el costo acumulado sale solo: días fuera de meta por costo diario.
¿Qué pasa si mi tablero no guarda la fecha de cada medición?
La meta y el logro los guardan todos los tableros; la fecha de cada medición, algunos sí y otros no. Si no la guarda, la fecha de cruce no se puede calcular y hay que reconstruirla una sola vez, abriendo los cierres hacia atrás. Conviene además empezar a guardarla desde el cierre siguiente, y guardar también la meta de cada período y no sólo la vigente.
¿Cuántos KPI debe tener un dashboard ejecutivo?
Entre doce y dieciocho en la pantalla de la alta dirección, y entre cinco y ocho por área. La razón no es estética: a partir de cierta cantidad siempre hay alguno en rojo, y cuando siempre hay alguno en rojo, el rojo deja de significar algo. Si le sobran indicadores, la salida no es achicar los gráficos sino sacar los que son consecuencia de otros.
¿Cada cuánto se debe actualizar un dashboard?
Tan seguido como se pueda actuar sobre lo que muestra, ni más ni menos. Un dashboard operativo de planta puede justificar la actualización diaria; uno de directorio, la mensual. Y conviene no confundir el tiempo real con el tiempo de decisión: un dato puede refrescarse cada hora y la decisión sobre ese dato tomarse cada treinta días. En ese hueco es donde vive el costo.
¿Cómo crear una alerta en Power BI?
Se configuran sobre un mosaico del panel, con una condición de umbral, y avisan por correo o por la aplicación cuando el valor lo cruza. Sirven, y conviene tenerlas. Lo que una alerta de umbral no le dice es hace cuánto que ese valor está del lado equivocado ni cuánto costó esa espera, porque también mira el estado actual y no el tiempo acumulado.
¿Se puede hacer un dashboard de indicadores en Excel?
Sí, y la mayoría de las organizaciones empieza así. Una hoja alcanza para la matriz, las fórmulas, el semáforo y los gráficos, y también para calcular la fecha de cruce si cada cierre agrega su fila con el logro y la meta. Lo que una planilla no hace por sí sola es avisar: muestra el estado cuando alguien la abre, y entre apertura y apertura no pasa nada.
Sobre este artículo. Forma parte del Sistema VEFS™ —Vigilancia Estratégica de Factores Sensibles—, la metodología del Prof. Mario Héctor Vogel para cuantificar el costo económico de la demora en decidir. El autor se formó en Balanced Scorecard con el Dr. Robert Kaplan y desarrolló más de setecientos proyectos en diecinueve años, en Chile, Perú, Colombia, México, República Dominicana, Honduras y Nicaragua, entre otros países.
Prof. Mario Héctor Vogel · Creador del Sistema VEFS™
+200 instituciones y empresas · 7 países · 3,000 directivos
rentabilidadyestrategia.com · +51 99 517 4900