KPI en rojo · empresa comercial
Los días de cobranza están en rojo. Llevan cuarenta minutos discutiéndolo en el directorio, y todavía nadie dijo desde cuándo, ni cuánto costó.
Los días de cobranza miden cuánto tarda la empresa en cobrar lo que ya vendió. Cuando ese KPI queda en rojo, cada día de más es capital de trabajo que la empresa financia de su propio bolsillo. Se puede discutir el problema durante media reunión sin decir una sola cifra de lo que cuesta, porque esa cifra no está en ningún reporte: hay que calcularla.
La reunión de directorio ya lleva cuarenta minutos con el mismo tema.
Los días de cobranza están en rojo, y todos los saben. El gerente comercial explica por qué. El gerente de finanzas insiste en que hay que hacer algo. El presidente pide que se resuelva.
Nadie, en cuarenta minutos, dijo desde qué mes exacto el indicador está fuera de meta.
Y nadie dijo cuánto le costó a la empresa, en dólares, mantenerlo así.
¿Cuánto le costaron a la empresa los días de cobranza en rojo, desde el mes en que se salieron de meta hasta hoy?
Por qué esto no aparece así en el balance
El balance muestra las cuentas por cobrar del cierre del mes. No muestra desde cuándo el plazo de cobro está fuera de meta, ni cuánto costó acumulado esa demora.
La contabilidad registra lo que se cobró y lo que quedó pendiente. No registra lo que la empresa dejó de tener disponible, día tras día, mientras el KPI seguía en rojo.
Qué es un KPI de días de cobranza en rojo
Un día de cobranza de más no es una molestia administrativa. Es un día entero en que la empresa le prestó, sin cobrar interés, el dinero de esa venta a su propio cliente.
¿Sabe desde qué mes exacto se salieron de meta, sin tener que ir a buscarlo? La mayoría de los gerentes comerciales no puede contestarlo sin revisar reportes atrasados.
Qué consecuencias tiene para la empresa
Hay tres, y las tres se acumulan mientras los días de cobranza siguen en rojo:
La primera: el costo de financiar ese capital de trabajo, ya sea con deuda que sí paga interés, o con caja propia que podría estar en otro lado.
La segunda: el riesgo de cobranza crece con el tiempo. Un cliente que tarda más en pagar hoy, tarda todavía más mañana, y en algún punto deja de pagar directamente.
La tercera, la que más pesa en un directorio: cuarenta minutos de reunión sin una cifra concreta es tiempo que el directorio tampoco recupera. La discusión se repite mes a mes, con las mismas palabras, porque nunca hay un número que la cierre.
Qué llevar a la próxima reunión
No hace falta explicar otra vez por qué los días de cobranza están en rojo. Eso el directorio ya lo escuchó.
Lo que cambia la conversación es llegar con dos datos que hoy nadie lleva: desde qué fecha exacta el KPI está en rojo, y cuánto le costó a la empresa, en dólares, cada mes que siguió así.
Esos dos datos no salen de una opinión, ni de una consultora que "cree" saberlo. Salen de cruzar los estados financieros que la empresa ya tiene, con la tasa de financiamiento que la empresa ya paga.
Es la manera de dejar de discutir a ciegas, que es exactamente lo que pidió el director en esa reunión.
Ese mismo cruce, con la tasa de financiamiento de un caso real de empresa comercial, es lo que se muestra completo en la conferencia.
Ese es exactamente el cálculo que ofrece la consultora que el director mencionó en la reunión: el Sistema VEFS™. Puede ver una primera estimación de su propio caso, en dos minutos y sin registro, en el simulador del costo de un KPI en rojo.
El mismo mecanismo, aplicado a otros indicadores, se puede ver en el artículo sobre margen bruto en rojo y en el de costo de la no calidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa que los días de cobranza estén en rojo?
Significa que la empresa está tardando más de lo que su propia meta establece en cobrar lo que ya vendió. Cada día de más es capital de trabajo que la empresa financia con su propio bolsillo o con deuda, en vez de tenerlo disponible.
¿Por qué nadie sabe desde cuándo está en rojo?
Porque el tablero o el reporte comercial muestra el número del mes, no la fecha en que ese número dejó de cumplir la meta. Esa fecha hay que buscarla cruzando reportes anteriores, y casi nunca alguien lo hace hasta que se pregunta directamente.
¿El costo de los días de cobranza en rojo aparece en el balance?
No directamente. El balance muestra las cuentas por cobrar del cierre, pero no muestra desde cuándo el plazo está fuera de meta ni cuánto costó acumulado esa demora. Esa cuenta se arma cruzando los estados financieros con la tasa de financiamiento de la empresa.
¿Hace falta cambiar de sistema para calcularlo?
No. El cálculo se hace con información que la empresa ya tiene: sus propios reportes de cobranza y su propia tasa de financiamiento. No reemplaza el sistema comercial existente, agrega la columna que hoy no muestra: desde cuándo y cuánto cuesta. Puede ver más casos por sector en la Biblioteca VEFS.
Prof. Mario Héctor Vogel
Creador del Sistema VEFS™
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