Eficiencia operativaen cooperativas de ahorro y crédito:por qué crece la cooperativa y el indicador empeora
¿Desde qué mes viene gastando de más su cooperativa, y quién lo anotó?
Si alguna vez tuvo que explicarle al Consejo por qué los gastos crecieron más que el margen, esto está escrito para usted.
Prof. Mario Héctor Vogel · Creador del Sistema VEFS™
Dos cooperativas · mismo tamaño · misma decisión
Abrieron una sucursal el mismo mes. La eficiencia operativa cayó igual en las dos.
Volvió a su nivel
7 meses
145.800
No volvió
14 meses y contando
291.700
La diferencia no estuvo en la decisión. Estuvo en quién anotó la fecha.
Cifras de un punto de eficiencia sobre 25.000.000 de activo promedio, sobre casos reales.
La eficiencia operativa en una cooperativa de ahorro y crédito es el indicador que compara los gastos de operación contra el margen financiero, y responde una sola pregunta: cuánto del margen que la cooperativa gana se consume adentro antes de llegar al socio.
Se lo conoce también como eficiencia microeconómica, se informa en PERLAS como R9 y en el formulario que pide su supervisor como EM1.
No mide un riesgo: mide un gasto que ya ocurrió y que sigue ocurriendo todos los días, aunque el Consejo no vuelva a tratarlo hasta el cierre del ejercicio.
CONTENIDO DE ESTE ARTÍCULO
- Por qué crece la cooperativa y el indicador empeora
- Cómo se calcula, y por qué la fórmula de empresa no sirve
- Los tres gastos que mueven el indicador, y los que no
- La meta: qué dice PERLAS y qué dice su supervisor
- Cuánto cuesta un punto de eficiencia operativa
- Dónde se comprueba, si no aparece en el balance
- Qué puede hacer distinto a partir de hoy
- Las seis fórmulas de eficiencia que va a encontrar en internet
- Glosario
- Preguntas frecuentes
Por qué crece la cooperativa y el indicador empeora
Su cooperativa cerró el año con más socios que el anterior, más cartera y una sucursal nueva. Y la eficiencia operativa dio peor que el año pasado.
Eso no debería sorprender. Lo que sí debería sorprender son los dos números de arriba.
Las dos cooperativas abrieron una sucursal el mismo mes y vieron empeorar el indicador exactamente igual. En una volvió a su nivel a los siete meses. En la otra, catorce meses después, todavía no volvió.
Las dos tomaron la misma decisión. Las dos gastaron por adelantado.
Y ninguna de las dos lo supo hasta mucho después.
La explicación de por qué empeora es conocida: el gasto se compromete el día que se decide, y el margen llega meses después. La sucursal tiene alquiler, sueldos y sistemas desde el primer día. La cartera que va a pagarlos tarda en formarse. Mientras tanto el indicador empeora aunque la decisión haya sido correcta.
Lo que casi nadie tiene es la otra mitad: cuánto tiempo es normal que dure eso.
Puede comprobarlo ahora mismo, y le lleva dos minutos.
Busque el reporte de diciembre del año pasado y el de diciembre del anterior. Mire el mismo renglón en los dos: cuánto creció el gasto de operación, y cuánto creció el margen.
Si el gasto creció más que el margen dos años seguidos, lo que tiene no es el costo de crecer.
El problema no es que el indicador empeore. El problema es que nadie escribe en qué mes empezó a empeorar.
Sin esa fecha, al año siguiente ya no se puede distinguir un empeoramiento por haber invertido de uno por haber perdido el control.
La explicación de la sucursal nueva es cierta, y funciona una vez. El problema aparece cuando la misma explicación se repite en el reporte siguiente, y en el siguiente.
Cómo se distingue una cosa de la otra
Y ahí aparece la pregunta que un director se lleva a la reunión: cómo sé si estamos gastando de más o si es el costo normal de haber crecido.
Se distinguen por el tiempo, y por nada más.
Un empeoramiento por haber invertido tiene fecha de inicio conocida, y vuelve a su nivel.
Uno por haber perdido el control no tiene fecha de inicio, y no vuelve.
Falta el número, y es el que casi nunca se publica: cuánto tarda en volver.
En Caja Popular Santiago Apóstol, ese regreso tardó SIETE MESES.
Siete meses de gasto corriendo por adelantado, con la decisión bien tomada.
Si su cooperativa lleva más de siete meses sin volver, lo que está pagando ya no es el costo de crecer.
Ése es el punto de comparación que su reporte no tiene. No le dice si siete meses es mucho o poco, porque no le dice cuántos meses lleva.
Y el reloj ya está corriendo mientras usted lee esto.
Si su cooperativa está en el mes cuatro, le quedan tres meses para que esto siga siendo normal. Si está en el mes nueve, ya dejó de serlo, y el reporte del mes que viene va a decir lo mismo que el de este mes.
Por eso la primera pregunta no es cuánto dio el indicador. Es desde qué mes viene dando eso.
Es el mismo mecanismo que ya explicamos en el artículo sobre el mapa estratégico, aplicado al gasto y no a la causa.
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Cada uno con su meta, su logro y la pérdida silenciosa que provoca.
El mensaje ya viene escrito. Solo agrega su nombre y su cargo.
Cómo se calcula, y por qué la fórmula de empresa no sirve
Busque la fórmula en internet. Lo primero que va a encontrar es gastos operativos sobre ventas netas. Su cooperativa no tiene ventas.
En una cooperativa la eficiencia operativa se calcula dividiendo los gastos de operación por el margen financiero del mismo período. Los gastos de operación incluyen sueldos, alquiler de los locales, sistemas, servicios y el desgaste de lo que ya se compró. No incluyen lo que cuesta pagarle intereses a los socios por sus ahorros, que ya está descontado dentro del margen. Usar ingresos totales en lugar de margen mejora el número artificialmente y no permite compararse con nadie.
Una cooperativa puede tener utilidad positiva y eficiencia operativa fuera de meta al mismo tiempo, y las dos cosas son ciertas.
La utilidad dice si ganó. La eficiencia dice cuánto costó ganarlo.
El error de dividir por el número equivocado
Es el más frecuente y el más difícil de detectar, porque nadie miente.
Dos cooperativas del mismo tamaño informan su eficiencia operativa en la misma federación. Una la calcula sobre el margen financiero. La otra la calcula sobre los ingresos totales, que son un número más grande.
La segunda informa un número mejor sin haber gastado un peso menos. Y en la comparación entre las dos, la que trabajó mejor parece la peor.
Los tres gastos que mueven el indicador, y los que no
Pídale a su gerente los tres rubros más grandes del gasto operativo del año pasado. Casi siempre son los mismos tres.
En una cooperativa de ahorro y crédito, los gastos de personal, el alquiler de los locales y los sistemas concentran la mayor parte del gasto de operación. El resto del listado suma poco. Recortar el rubro chico no mueve el indicador: lo mueve el rubro grande, o lo mueve el margen creciendo más rápido que la estructura.
El rubro que nadie discute
Si recortar el rubro chico no mueve el indicador, queda una pregunta: por qué se recorta igual, todos los años.
Porque es el único que no obliga a tener una conversación difícil con alguien.
Bajar capacitación, viáticos o publicidad no requiere hablar con nadie. Tocar sueldos, alquileres o sistemas sí.
Por eso el recorte se repite cada año y el indicador no se mueve nunca. No es falta de rigor: es la salida que no cuesta una conversación.
La regla del recorte inútil: si el rubro que se recorta no está entre los tres primeros, el próximo trimestre el indicador va a estar igual.
La meta: qué dice PERLAS y qué dice su supervisor
Su gerente le informa que la eficiencia operativa está en 4,2 % y que la meta es 5 %. Todo bien.
En la federación, otra cooperativa del mismo tamaño informa 62 %, y también dice que está dentro de la meta.
Las dos tienen razón, y ése es el primer problema.
Dos cooperativas informan su eficiencia operativa en la misma federación. Una la mide sobre el activo y la otra sobre el margen. Los dos números están bien y no se pueden comparar.
PERLAS mide los gastos operativos contra el promedio del activo total y lo llama R9. Su meta es menor o igual al 5 %. Los formularios que piden los supervisores suelen medirlos contra el margen financiero y lo llaman eficiencia microeconómica. Son dos indicadores distintos con el mismo nombre de pila.
R9 · Gastos operativos sobre promedio de activo total.
Meta: ≤ 5 %.
Fuente: Sistema de Monitoreo PERLAS, Consejo Mundial de Cooperativas de Ahorro y Crédito, 2009.
El promedio del activo total es, dicho simple, todo lo que la cooperativa tiene, promediado entre el inicio y el fin del año. Está en su propio balance y no hay que pedírselo a nadie.
Una contradicción del propio manual que conviene conocer
El manual de PERLAS dice 5 % en la tabla de metas, y entre 3 % y 10 % en el texto donde explica los costos. Son dos criterios del mismo documento. Conviene saberlo antes de que alguien lo use en una sesión para defender un número que está en 8 %.
Lo recomendable es informar los dos indicadores en la misma fila del reporte, aclarando cuál se mide sobre activo y cuál sobre margen. El Consejo compara con otras instituciones y el supervisor compara con su propio formulario.
El mismo criterio de informar los dos marcos se aplica al apetito de riesgo cuantificado y a la concentración de depósitos. Y también en índice de solvencia, en mora temprana, en calce de plazos y en cobertura de cartera problemática.
Cuánto cuesta un punto de eficiencia operativa
Su reporte dice que la eficiencia operativa está fuera de meta. Pregunte en la mesa cuánto es eso en dinero. Va a haber un silencio, y no porque nadie sepa sumar.
Un punto de eficiencia operativa es margen que se quedó adentro y no llegó al socio. Deja de ser un porcentaje en el momento en que se le pone al lado una fecha: desde qué mes está fuera de meta. Un indicador fuera de meta tres meses y otro fuera de meta trescientos días se ven idénticos en la pantalla, y cuestan cosas distintas.
La cuenta que puede hacer usted, con sus propios números
Busque el promedio de activo total del año pasado, que está en su propio balance.
Un punto de R9 es el uno por ciento de ese número, al año.
Esa es la parte fácil, y la puede hacer en la próxima sesión sin pedirle nada a nadie.
Un ejemplo con números redondos
Una cooperativa con 25.000.000 de activo promedio.
Un punto de eficiencia son 250.000 al año. Unos 685 por día.
Siete meses de un punto son 145.800.
Catorce meses son 291.700, y ésa es la diferencia entre la cooperativa que vuelve y la que no vuelve.
El ejemplo está construido con números redondos sobre casos reales, y no corresponde a una institución identificable. Si su activo promedio es la mitad, divida por dos. Si es el doble, multiplique.
Y ahora la parte incómoda: para saber cuál de los dos números es el suyo hace falta un dato que su reporte no tiene, que es en qué mes empezó.
Lo que no está en ningún reporte es la otra mitad: desde qué mes viene ocurriendo, y cuánto costó cada hora de esos meses.
Ese cálculo es el que ninguna herramienta del mercado entrega, porque ningún tablero guarda la fecha en que el indicador pasó a rojo.
Un caso con nombre propio
Los siete meses del principio son de Caja Popular Santiago Apóstol. Es la única cooperativa de este artículo con nombre propio, y su Director General explica en video qué cambió cuando empezaron a medir el tiempo.
La diferencia no estuvo en la decisión de crecer. Estuvo en saber desde qué mes se estaba pagando por adelantado.
Puede verlo en el caso completo de Caja Popular Santiago Apóstol.
Dónde se comprueba, si no aparece en el balance
Acá es donde su gerente de finanzas objeta, y tiene razón en objetarlo: el balance no tiene ninguna línea que diga ineficiencia.
El dato ya está en cuatro papeles que la cooperativa emite todos los meses: el estado de resultados comparado con el mismo mes del año anterior, la planilla de sueldos, los contratos de alquiler y las facturas de los sistemas. Ninguno de los cuatro se lee buscando esto. La contabilidad registra lo que se gastó; no registra que ese gasto viene creciendo más rápido que el margen desde hace once meses.
Por eso la pérdida no aparece como una línea del balance. Aparece como una comparación que nadie hace.
Y hay una razón para hacerla ahora y no el año que viene
Esa comparación se puede reconstruir hacia atrás, pero no para siempre.
Los reportes viejos se archivan. La persona que escribió las observaciones cambia de puesto o se va. Y los sistemas guardan el valor del indicador de cada mes, pero no guardan la fecha en que pasó a rojo.
Cuanto más tarde en preguntar desde cuándo, más caro le sale averiguarlo.
Y llega un punto en que ya no se puede averiguar, y entonces el único dato disponible es el de hoy.
Un indicador sin fecha de inicio no se puede costear. Y una fecha que nadie anotó a tiempo no se recupera.
La misma comprobación sirve para el resto de sus indicadores. Están todos en la Biblioteca VEFS.
Qué puede hacer distinto a partir de hoy
Tome los últimos tres reportes de gestión, los que ya tiene.
Marque si la eficiencia operativa figura fuera de meta en los tres. Si figura, lea la columna de observaciones de los tres, las tres. Si dice lo mismo las tres veces, ese indicador estuvo reportándose, no corrigiéndose.
Nadie mintió. Cada vez que alguien escribió que estaba en análisis, era cierto.
Pero si sus reportes son mensuales, entre la primera observación y la tercera pasaron por lo menos noventa días, y esos noventa días tienen un costo por hora que hasta hoy nadie calculó.
Y si la columna de observaciones está vacía en los tres, eso ya es el hallazgo: acaba de encontrar un indicador que lleva noventa días fuera de meta y del que nadie escribió nunca por qué.
Su próxima sesión de Consejo es este mes. La siguiente es el mes que viene.
Si la pregunta no entra en ésta, entra en la otra, y entre una y otra pasan treinta días más de un gasto que ya está ocurriendo.
Qué pasa cuando alguien la hace
Pasa una de dos cosas, y las dos sirven.
O alguien contesta con un mes, y entonces la cooperativa ya tiene la mitad de la cuenta y el punto queda en acta.
O se hace un silencio, nadie tiene el dato, y alguien se lo lleva de tarea para la próxima sesión.
En los dos casos, el mes que viene esa fecha existe y hoy no existía.
Anote el día en que hizo la pregunta. Ése es el primer día en que su cooperativa empezó a medir el tiempo.
Una sola pregunta para su próxima sesión, y conviene leerla en voz alta:
¿Desde qué mes exacto está fuera de meta nuestra eficiencia operativa?
O alguien contesta con un mes, o se hace un silencio. Y ese silencio es el diagnóstico.
Las seis fórmulas de eficiencia que va a encontrar en internet
Si en algún momento buscó el término en internet, habrá encontrado seis fórmulas distintas con nombres parecidos. Cinco de las seis están hechas para otro tipo de organización, y por eso no le cerraban.
| Lo que encuentra | Qué mide | ¿Sirve en una cooperativa? |
|---|---|---|
| REO: gastos operativos sobre ventas netas | Empresa que vende productos | No. No hay ventas, hay margen financiero |
| Margen operativo: EBIT sobre ingresos | Rentabilidad del negocio central | No. El EBIT no se usa en el balance cooperativo |
| Margen EBITDA | Empresa con mucho activo fijo | No. Distorsiona en una institución financiera |
| OCR: razón de cobertura operativa | Si el resultado cubre el gasto | Parcial. Sirve de control, no de meta |
| Productividad por empleado | Cuánto aporta cada persona | Sí, de apoyo. No como indicador principal |
| Gastos de operación sobre margen financiero | Cuánto del margen se consume adentro | SÍ. Es el que corresponde |
Las cinco primeras no están mal. Están hechas para otro tipo de organización, y aplicarlas a una cooperativa produce un número que no se puede comparar con el de nadie.
Glosario
- Eficiencia operativa
- Proporción del margen financiero que se consume en gastos de operación.
- Gastos de operación
- Sueldos, alquiler de los locales, sistemas, servicios y el desgaste de lo que ya se compró.
- Margen financiero
- Lo que queda después de pagarle intereses a los socios por sus ahorros.
- Eficiencia microeconómica
- Nombre que usan los formularios de los supervisores para este grupo de indicadores.
- R9
- Indicador de PERLAS que compara gastos operativos contra el promedio del activo total. Meta: ≤ 5 %.
- EM1
- Indicador del formulario del supervisor que compara gastos de operación contra margen financiero.
- Activo productivo promedio
- Los activos que generan ingresos, promediados en el período.
- Absorción del margen
- Parte del margen que se consume antes de llegar al resultado.
- REO
- Razón de eficiencia operativa de empresa: gastos sobre ventas netas.
- OCR
- Razón de cobertura operativa: si el resultado cubre el gasto.
- Margen operativo
- EBIT sobre ingresos. Se usa en empresas, no en cooperativas.
- DEA
- Análisis envolvente de datos. Modelo estadístico usado en estudios académicos del sector.
- Costo por operación
- Cuánto cuesta ejecutar una transacción estándar.
- Tiempo medio de ciclo
- Cuánto tarda un proceso de principio a fin.
- Productividad por empleado
- Aporte promedio de cada persona al resultado.
- Latencia decisional
- El tiempo que transcurre entre que un indicador queda fuera de meta y que alguien decide sobre él.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el nivel aceptable de eficiencia operativa en una cooperativa de ahorro y crédito?
Depende de contra qué se mida. Sobre activo promedio, la referencia es la meta de R9 de PERLAS. Sobre margen financiero, cada supervisor fija la suya. Lo que no cambia en ningún marco es la lectura: si el indicador empeora dos períodos seguidos, es una alerta aunque siga dentro de la meta.
¿Cómo se calcula gastos de operación sobre margen financiero?
Se dividen los gastos de operación del período por el margen financiero del mismo período y se expresa en porcentaje. Los gastos de operación incluyen sueldos, alquiler de los locales, sistemas, servicios y el desgaste de lo que ya se compró. Lo que cuesta pagarle intereses a los socios por sus ahorros no se suma: ya está descontado dentro del margen.
¿Qué diferencia hay entre eficiencia operativa y rentabilidad?
La rentabilidad dice si la cooperativa ganó. La eficiencia operativa dice cuánto costó ganarlo. Una cooperativa puede tener utilidad positiva y eficiencia operativa fuera de meta al mismo tiempo, y las dos cosas son ciertas.
¿Por qué mi cooperativa crece en socios y la eficiencia operativa empeora?
Porque el gasto se compromete el día que se decide y el margen llega meses después. Una sucursal nueva tiene alquiler, personal y sistemas desde el primer día, y la cartera que va a pagarlos tarda dos o tres trimestres en formarse.
¿Qué mide exactamente el indicador R9 de PERLAS?
Mide los gastos operativos contra el promedio del activo total, y su meta es menor o igual al 5 %. Es distinto del indicador que compara los gastos contra el margen financiero, aunque en las reuniones los dos se llamen eficiencia operativa.
¿Cuánto debería gastar una cooperativa en personal?
No hay una cifra única, porque depende del modelo de atención y de la cantidad de sucursales. Lo comparable no es el monto sino su peso dentro del gasto de operación total y su evolución contra el margen.
¿La eficiencia operativa se mide sobre los activos o sobre el margen?
Se mide de las dos formas y no dan lo mismo. Lo recomendable es informar las dos en la misma fila del reporte, aclarando cuál es cuál, porque el Consejo compara con otras instituciones y el supervisor compara con su propio formulario.
¿Se puede mejorar la eficiencia operativa sin despedir gente?
Sí, y es lo más frecuente. El indicador es una división: mejora si baja el gasto o si sube el margen. Una cooperativa que presta más con la misma estructura mejora su eficiencia sin tocar la nómina.
¿Qué significa que la eficiencia operativa suba dos trimestres seguidos?
Que dejó de ser un dato y pasó a ser una tendencia. Dos períodos consecutivos en la misma dirección es el momento en que conviene tratarlo como alerta, aunque el indicador siga dentro de la meta.
¿Cómo le explico la eficiencia operativa al Consejo de Administración?
Con una sola frase: de cada cien pesos de margen que ganamos, esta cantidad se queda adentro antes de llegar al socio. Y con una segunda: desde qué mes esa cantidad viene creciendo.
¿Eficiencia operativa y eficiencia financiera son lo mismo?
No. La eficiencia financiera se refiere al rendimiento de los activos y al costo del fondeo. La eficiencia operativa se refiere al costo de la estructura que sostiene la operación.
¿Qué indicador mira el supervisor, EM1 o R9?
Depende del país y del marco que aplique. Por eso conviene informar los dos, y no elegir el que mejor queda ese trimestre.
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